Fiche de poste : exemple, rubriques et 5 modèles complets (assistant RH, vendeur, communication, accueil, maintenance)

1. Les rubriques d'une fiche de poste

Il n'existe pas de modèle officiel unique. Chaque organisation adapte le sien, mais on retrouve presque toujours les blocs suivants.

Identification et rattachement

• Intitulé du poste : celui qui figure réellement dans l'entreprise, pas un titre flatteur.
• Service ou direction et lieu de travail.
• Rattachement hiérarchique : à qui la personne rend compte.
• Relations fonctionnelles : avec qui elle travaille sans lien d'autorité (autres services, clients, fournisseurs, prestataires).
• Encadrement : nombre de personnes encadrées, le cas échéant.
• Statut et classification : employé, technicien, agent de maîtrise, cadre ; niveau selon la convention collective applicable.

Finalité, missions, activités

C'est le cœur du document, et la partie la plus souvent bâclée. Il faut distinguer trois niveaux :

• la finalité (ou raison d'être) : une ou deux phrases qui répondent à la question « que perdrait l'entreprise si ce poste disparaissait ? » ;
• les missions : quatre à six grands domaines de responsabilité ;
• les activités : les tâches concrètes, rédigées avec un verbe d'action à l'infinitif, qui déclinent chaque mission.

Une astuce de rédaction : chaque activité doit pouvoir être observée. « Être force de proposition » ne s'observe pas ; « proposer chaque trimestre au moins une amélioration de la procédure d'accueil » s'observe.

Compétences et conditions d'exercice

• Savoirs (connaissances), savoir-faire (techniques, outils, logiciels), savoir-être professionnels (comportements utiles au poste, et seulement ceux-là).
• Formation et expérience requises ou souhaitées.
• Conditions d'exercice : horaires, déplacements, port d'équipements de protection, contraintes physiques, travail en hauteur, astreintes.
• Moyens : véhicule, matériel, budget, logiciels.
• Indicateurs : à partir de quoi on jugera que le poste est bien tenu.
• Date de mise à jour et signatures éventuelles : une fiche non datée est une fiche dont on ignore si elle est encore vraie.

2. Cinq fiches de poste complètes

Fiche 1 — Assistant(e) ressources humaines

Entreprise : Brunel Logistique, entreprise fictive de transport et d'entreposage, 180 salariés sur deux sites. Service : ressources humaines (trois personnes). Rattachement hiérarchique : responsable RH. Relations fonctionnelles : chefs d'équipe des entrepôts, cabinet comptable chargé de la paie, service de santé au travail, organismes de formation, agences d'intérim. Statut : employé, temps plein.

Finalité : assurer la gestion administrative du personnel et le suivi des recrutements pour que chaque salarié dispose d'un dossier complet et à jour, et que les postes vacants soient pourvus dans les délais.

Missions et activités

1. Administration du personnel : constituer et tenir les dossiers individuels ; préparer les contrats de travail et avenants à partir des modèles validés ; effectuer les formalités d'embauche ; tenir à jour le registre unique du personnel.
2. Préparation des éléments de paie : collecter les absences, heures supplémentaires et primes transmises par les chefs d'équipe ; contrôler leur cohérence ; transmettre le fichier au cabinet comptable avant la date convenue.
3. Recrutement : rédiger les annonces à partir des fiches de poste ; effectuer un premier tri des candidatures ; planifier les entretiens ; répondre à chaque candidat.
4. Intégration : préparer l'arrivée des nouveaux salariés (badge, équipements, livret d'accueil) ; organiser la visite des sites.

Compétences requises

• Savoirs : bases du droit du travail (types de contrats, durée du travail), notions de paie.
• Savoir-faire : tableur (tris, filtres, tableaux croisés), logiciel de gestion du personnel, rédaction de courriers administratifs.
• Savoir-être : discrétion absolue sur les informations personnelles, rigueur dans le respect des échéances, capacité à expliquer une règle à un salarié mécontent.

Profil : BTS GPME ou SAM, ou expérience équivalente en administration du personnel. Indicateurs : transmission des éléments de paie sans erreur ni retard ; délai moyen de réponse aux candidats.

Fiche 2 — Vendeur(se) conseil en magasin

Entreprise : Les Jardins d'Onésime, jardinerie fictive indépendante, 25 salariés. Service : rayon végétaux d'extérieur. Rattachement hiérarchique : chef de rayon. Relations fonctionnelles : caisse, réception des marchandises, service livraison. Statut : employé, temps plein, travail le samedi et certains dimanches au printemps.

Finalité : conseiller et accompagner les clients jusqu'à l'achat, tout en maintenant un rayon vivant, attractif et sans perte de végétaux.

Missions et activités

1. Vente et conseil : accueillir les clients dans le rayon ; découvrir leur projet (exposition, type de sol, temps disponible pour l'entretien) ; proposer les végétaux adaptés et les produits associés (terreau, tuteurs, paillage) ; conclure la vente ou orienter vers la commande.
2. Tenue du rayon : arroser, tailler et retirer les plantes abîmées selon le planning ; mettre en place les plantes de saison ; contrôler l'étiquetage des prix.
3. Gestion des stocks : réceptionner et contrôler les livraisons de végétaux ; signaler les ruptures ; participer aux inventaires.

Compétences requises

• Savoirs : connaissance des végétaux courants et de leurs besoins, techniques de vente.
• Savoir-faire : mener un entretien de découverte, réaliser une vente additionnelle, manipuler un transpalette.
• Savoir-être : sens de l'écoute, patience avec les clients débutants, endurance.

Profil : bac pro ou BTS dans le commerce ou le paysage ; première expérience de vente appréciée. Conditions d'exercice : travail debout, en extérieur partiel, port de charges ; équipements de protection fournis. Indicateurs : panier moyen du rayon, taux de démarque sur les végétaux, retours clients.

Fiche 3 — Chargé(e) de communication

Entreprise : Coopérative fromagère du Val d'Aubière, structure fictive regroupant une soixantaine d'éleveurs, 70 salariés. Service : direction commerciale et marketing. Rattachement hiérarchique : directrice commerciale. Relations fonctionnelles : service qualité, magasins de vente directe, agence graphique, presse locale, organisateurs de salons. Statut : agent de maîtrise, temps plein.

Finalité : faire connaître les fromages de la coopérative et l'histoire de ses éleveurs auprès du grand public et des distributeurs, avec un budget limité et une identité cohérente.

Missions et activités

1. Communication digitale : alimenter le site et les réseaux sociaux selon un calendrier éditorial mensuel ; répondre aux messages et commentaires ; produire un bilan trimestriel de l'audience.
2. Relations presse et événements : rédiger les communiqués ; organiser les portes ouvertes de la fromagerie ; préparer les salons professionnels (stand, documentation, planning des équipes).
3. Supports : concevoir ou faire concevoir les fiches produits, affiches de magasins et étiquettes promotionnelles ; vérifier les mentions obligatoires avec le service qualité.

Compétences requises

• Savoirs : techniques rédactionnelles, fonctionnement des réseaux sociaux, notions de droit à l'image.
• Savoir-faire : logiciels de mise en page et de retouche, prise de vue photo et vidéo simple, gestion de projet.
• Savoir-être : curiosité pour le monde agricole, capacité à recueillir la parole d'éleveurs peu habitués à la caméra, organisation.

Profil : BTS communication, licence ou BUT information-communication. Conditions d'exercice : déplacements dans les fermes et sur les salons, présence ponctuelle le week-end lors des événements. Indicateurs : respect du calendrier éditorial, retombées presse, fréquentation des portes ouvertes.

Fiche 4 — Agent(e) d'accueil

Entreprise : Clinique vétérinaire des Tilleuls, structure fictive de six vétérinaires. Service : accueil et secrétariat. Rattachement hiérarchique : gérante administrative. Relations fonctionnelles : vétérinaires, auxiliaires spécialisés vétérinaires, laboratoires, fournisseurs d'aliments. Statut : employé, temps partiel à 80 %, travail un samedi matin sur deux.

Finalité : être le premier contact des propriétaires d'animaux, sur place et au téléphone, en orientant chaque demande vers la bonne réponse sans retarder les urgences.

Missions et activités

1. Accueil physique et téléphonique : recevoir les clients et leurs animaux ; répondre aux appels ; repérer les situations d'urgence selon la liste de signes établie par les vétérinaires et les signaler immédiatement.
2. Gestion des rendez-vous : tenir l'agenda partagé des praticiens ; confirmer et rappeler les rendez-vous ; gérer les annulations.
3. Encaissement et facturation : établir les factures à partir des actes saisis ; encaisser ; préparer le fond de caisse et la remise en banque.
4. Vente de produits : délivrer les aliments et produits d'hygiène en vente libre ; conseiller sur la gamme dans la limite de sa compétence.

Compétences requises

• Savoirs : vocabulaire de base des soins vétérinaires, règles d'encaissement.
• Savoir-faire : logiciel de gestion de clinique, prise de message complète, gestion d'un agenda à plusieurs praticiens.
• Savoir-être : calme face à un propriétaire inquiet ou en deuil, tact, réactivité.

Profil : bac pro ou BTS dans l'accueil ou le secrétariat ; une expérience auprès des animaux est un atout. Conditions d'exercice : exposition au bruit et aux animaux parfois agressifs ; allergies aux animaux incompatibles avec le poste. Indicateurs : taux d'appels décrochés, erreurs de caisse, retours des clients.

Fiche 5 — Technicien(ne) de maintenance industrielle

Entreprise : Plastiques Ravenel, entreprise fictive de fabrication d'emballages par injection, 120 salariés, travail en deux équipes. Service : maintenance (cinq techniciens). Rattachement hiérarchique : responsable maintenance. Relations fonctionnelles : chefs d'équipe de production, magasin de pièces détachées, fournisseurs des machines, service qualité-sécurité. Statut : technicien, horaires en équipe alternante matin / après-midi, astreinte une semaine sur cinq.

Finalité : maintenir les presses à injecter et leurs périphériques en état de produire, en réduisant le temps des arrêts imprévus et en respectant les règles de sécurité.

Missions et activités

1. Maintenance corrective : diagnostiquer une panne mécanique, électrique, hydraulique ou pneumatique ; remettre l'équipement en service ; consigner l'intervention dans le logiciel de maintenance.
2. Maintenance préventive : réaliser les opérations planifiées (graissage, contrôle des circuits hydrauliques, remplacement de pièces d'usure) ; signaler les dérives observées.
3. Amélioration : proposer des modifications pour supprimer les pannes répétitives ; participer à l'installation de nouveaux équipements.
4. Sécurité : appliquer les procédures de consignation avant toute intervention ; respecter le périmètre de ses habilitations.

Compétences requises

• Savoirs : électrotechnique, automatismes, hydraulique, lecture de schémas.
• Savoir-faire : utilisation des appareils de mesure, diagnostic méthodique, rédaction claire d'un compte rendu d'intervention.
• Savoir-être : sang-froid lorsque la production attend, sens du travail en équipe, respect strict des consignes.

Profil : BTS maintenance des systèmes ou équivalent ; habilitation électrique adaptée aux interventions. Conditions d'exercice : bruit, chaleur à proximité des presses, port des équipements de protection individuelle, travail occasionnel en hauteur. Indicateurs : temps moyen de réparation, part du préventif réalisé dans les délais, absence d'accident lors des interventions.

3. Fiche de poste ou offre d'emploi : ne pas confondre

Les deux documents décrivent le même emploi, mais ils ne parlent pas au même lecteur.

Critère	Fiche de poste	Offre d'emploi
Destinataire	Le titulaire, son manager, le service RH	Des candidats extérieurs ou internes
But	Décrire et organiser le travail	Attirer et sélectionner des candidatures
Ton	Neutre, descriptif	Valorisant, incitatif
Durée de vie	Tant que le poste existe, avec mises à jour	Le temps du recrutement
Contenu propre	Indicateurs, relations fonctionnelles, détail des activités	Présentation de l'entreprise, avantages, salaire ou fourchette, modalités pour postuler
Diffusion	Interne	Publique (site, plateformes, affichage)

En pratique, l'offre se rédige à partir de la fiche de poste : on en reprend les missions principales et le profil, on supprime le détail interne (indicateurs, noms des services partenaires), et on ajoute ce qui donne envie de postuler. Une offre d'emploi reste soumise à des règles : elle ne peut pas contenir de critère discriminatoire, par exemple une condition d'âge ou de sexe sans justification admise par la loi. Si l'on part d'une fiche de poste correcte, centrée sur les activités et les compétences, on évite naturellement ces dérives.

Exemple à partir de la fiche 2 : « Vous aimez conseiller et vous savez reconnaître un hortensia d'un rhododendron ? Notre jardinerie familiale recherche un vendeur conseil pour son rayon extérieur. » Cette phrase n'a pas sa place dans une fiche de poste ; elle est parfaite dans une annonce.

4. Les erreurs qui rendent une fiche inutilisable

• La liste de qualités sans activité : « dynamique, motivé, polyvalent ». Aucun manager ne peut évaluer un salarié sur ces mots.
• Le poste idéal plutôt que le poste réel : décrire ce que le titulaire devrait faire dans un monde parfait, en oubliant les tâches ingrates qui occupent un tiers de son temps.
• L'absence de rattachement : sans ligne hiérarchique claire, la fiche ne règle pas le conflit qu'elle devait prévenir.
• La fiche figée : jamais relue depuis sa création, elle finit en décalage complet avec le travail, et le titulaire ne s'y reconnaît plus.

5. Conclusion

Une fiche de poste réussie se reconnaît à un test simple : un remplaçant qui la lit doit pouvoir comprendre, avant midi, ce qu'on attend de lui, à qui s'adresser et comment on jugera son travail. Les cinq modèles ci-dessus suivent tous la même logique — finalité, missions déclinées en activités observables, compétences liées à ces activités, conditions réelles, indicateurs — et c'est cette logique, plus que la mise en forme, qu'il faut retenir.

Pour aller plus loin, on peut relier la fiche de poste à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences : comparées entre elles, les fiches d'un service révèlent les compétences rares et les besoins de formation.